5 gode grunde til at skifte til en betalt e-mailløsning

Anvender du en gratis e-mail løsning, bør du regelmæssigt holde den op mod de 5 punkter, vi gennemgår i denne artikel. For selv om e-mails ikke koster dig noget i dag, kan der være en god grund til at skrifte til en betalt løsning som f.eks. Office 365. Det er faktisk billigere end du tror, og alene den øgede sikkerhed kan gøre skiftet alle pengene værd!

5 gode grunde til at skifte til en betalt e-mailløsning

Kører du med en gratis løsning til firmaets mails, kan det være svært at forestille sig, at der kunne være en grund til at betale for det. Lad dog bare dem, som vil det, gøre det, tænker du sikkert.

Alligevel vil vi gerne udfordre dig! For vi har fundet 5 gode grunde til at skifte til en betalt e-mailløsning, som du måske nok har overvejet, men måske ikke har set hele alvoren i.

Ikke mere lagerplads?

Har I ikke mere lagerplads på den gratis e-mailløsning? Ja, selvfølgelig kan du bare bede medarbejderne om at slette alle de mails, der er over en vis alder, eller som de ikke mener, at de får brug for igen. Du kan også bede dem slette og framelde sig alle nyhedsbreve. Dem kan de modtage på deres private e-mail. Sådan! Så er det problem løst.

Men historien fortæller bare, at du tit får brug for selv den mail, du ikke troede, du nogensinde ville få brug for. Og har du slettet den, sætter det dig både i et dårligt lys og i en penibel situation.

Bare tag hele sagen med politiet og Tibet-demonstrationen. Her var alle mails fra de ledende medarbejdere, som havde ansvaret for politiets indsats slettede, fordi de pågældende medarbejdere ikke var ansat længere. Havde politiets it-afdeling ikke slettet dem, ville politiet kunne fjerne tvivlen om deres rolle i sagen. Nu virker det mere som om, at de har travlt med at dække over noget fordækt.

Skal du redde firmaets gode navn og rygte, er udgifterne til en betalt mail-løsning en meget lavere pris at betale end timeprisen for en konsulent med ekspertise i crisis management og reputation management.

Hvad gør du med phising-, spam- og malware mails?

Får du mange spam-, phising- og malware mails eller har du eller en af dine medarbejdere prøvet at få computeren krypteret af ransomware ved at klikke på et uskyldigt udseende link i en mail?

Det kommer ikke til at ske, hvis du køber abonnement på Office 365. Office 365 bruger Microsoft Forefront. Det er en af de bedste og mest effektive sikkerhedssystemer på markedet. Samtidig har du mulighed for at tilkøbe ekstra sikkerhed for et beskedent beløb, der helt fjerner risikoen for at komme til at udløse mal- eller ransomware.

Det fungerer ved, at et særligt sikkerhedssystem åbner alle vedhæftede filer og klikker på alle links i et sikkert ”bombekammer”. På den måde kan Microsoft opdage og standse alle former for dubiøse mails, før de lander i din eller dine medarbejderes indbakker. Det gælder både vira, malware og ransomware.

Hvem ejer egentlig dine data?

De fleste gratis e-mail tjenester analyserer dine indkommende mails for at finde beslægtede emner, de kan vise annoncer for i brugergrænsefladen. Det er deres måde at tjene penge på til mailtjenestens opretholdelse.

Derfor er du nødt til at give mailtjenesten lov til at snage i dine mails og vedhæftede filer, for at du kan bruge den gratis mailtjeneste. Men de mange annoncer kan nemt distrahere både dig og medarbejderne i arbejdstiden, ligesom du i værste fald sætter din datasikkerhed over styr.

Nem fildeling

Oftest har du brug for at vedhæfte filer til dine mails. Med en gratistjeneste kræver det, at du først uploader filerne til tjenesten, for at de kan vedhæfte den til mailen. For at mindske anvendelsen af lagerplads er der ofte kraftige restriktioner på filstørrelserne og hele processen kan hurtig tage lidt tid, hvis I måske ikke har den hurtigste internetforbindelse til firmaet.

Med Office 365 behøver du ikke vedhæfte filerne til din mail. De ligger allerede i skyen på din tilhørende OneDrive Business-konto. Så alt hvad du behøver, er at sætte et link ind til det dokument eller regneark, som du vil dele. Det giver mindre mails, der nedsætter belastningen på alverdens mailservere.

Samtidig giver det mulighed for, at du kan give modtageren adgang til at rette direkte i dokumentet – også selv om de ikke kører med Microsoft Office som kontorprogram. Derved undgår du at have flere versioner af dokumentet i omløb, og sparer modtageren for at skulle holde styr på dokumentet.

Nemmere mailhåndtering

En af de største udfordringer ved mange gratis e-mailløsninger er at beholde overblikket, og kunne håndtere din daglige syndflod af e-mails. Samtidig kan det være svært for it-afdelingen at håndtere medarbejdernes mailkonti og sikre, at du har sikkerhedskopier af alle mails.

Her tilbyder Office 365 nogle seriøse og robuste værktøjer, både når det gælder om at holde mailbunken og de forskellige mailkonti i skak. Samtidig får brugerne praktiske redskaber som ikke til stede-assistent og mulighed for at lade en kollega passe indbakken, mens vedkommende er på ferie eller orlov.

Er du stadig ikke overbevist?

Er du stadig ikke overbevist om, at du skal skifte til en betalt e-mailløsning? Så giv os et ring og lad os gennemgå mulighederne med Microsoft Office 365 med dig. Så er du ikke i tvivl længere.

Referencer

  • Amass Restaurant vælger Microsoft Office 365

    Nomas tidligere chefkok, Matthew Orland, har altid haft et skarpt øje for detaljer, og hans cv omfatter toppræstationer på restauranter som britiske Fat Duck, New Yorks Per Se og Le Bernardin.

  • Sølyst vælger Office 365 og Intune

    Sølyst - Den kongelige Skydebane

    Den kongelige Skydebane har udskiftet Small Business Server med en moderne løsning baseret på Microsoft Office 365.

Vores løsninger

  • Microsoft Azure

    Microsoft Azure (Tidligere Windows Azure) er en bred cloud platform for både webserver, applikationsserver og netværk.

  • Office 365

    Office 365 er en samling af server services fra Microsoft som gør det nemt for dine medarbejdere at kommunikere, samarbejde og producere dokumenter og indsamle data, uden du skal investere i en mængde hardware.